Den perfekte sekretær

Billedet er valgt med omhu og er fra Popular Mechanics.

En sekretær udfører mange opgaver i en organisation men oftest overser man den nok vigtigste funktion en sekretær kan udføre: Forhindre den tilfældige og forstyrrende adgang til en ledende medarbejder.

“Åben dør” politikker og flade strukturer er gavnlige for mange organisationer men risikoen er at kunder og medarbejdere kommer til at optage lederens tid i en sådan grad at han ikke har tid til at udføre det arbejde han egentlig skulle.

Det er her sekretæren kommer ind i billedet.

Ved fysisk at sørge for en person – kunde eller medarbejder – skal igennem sekretæren kan sikre at lederen ikke forstyrres unødigt eller på tidspunkter der vil være upraktiske. Det kunne være ved at alle telefonopkald skal gå gennem sekretæren, at sekretæren sidder i et forkontor til lederen og måske sågar fungerer som filter på emails sendt til lederen.

Kun de færreste private organisationer har denne type sekretær, hvorimod det offentlige meget gerne har en generel sekretærfunktion til hele afdelinger.

Den offentlige sekretær fungerer ikke kun som omstiller men i høj grad som filter og besvarer mange spørgsmål selv. Pudsigt nok er sekretæren her typisk overordentlig restriktiv og som “kunde” oplever man oftest at blive afvist på forhånd. Kender man en måde at komme uden om den offentlige sekretær på, f.eks. ved at bede om at blive stillet direkte om til en navngiven leder fra en central omstilling, har man langt større mulighed for at få det man ønsker.

I det private har jeg selv personligt kun oplevet en sekretær der udførte denne funktion og havde mulighed for at udfylde den. Det var sekretæren for en direktør der egentlig ikke hørte til det selskab jeg arbejdede i – han var direktør i et søsterselskab – og bygningen var ikke indrettet til at man havde forkontorer. Andre sekretærer i selskabet var gemt væk i tilstødende storrumskontorer, noget der sker mange steder.

Sekretæren løste nemt udfordringen: Der blev, foran døren til direktørens kontor, anbragt et antal skillevægge og derinde sad hun og kunne forhindre tilfældige personer i at komme ind på kontoret.

Problemet er selvfølgelig, som ved den offentlige sekretær, at sekretæren blev for restriktiv og at lederen ikke får de informationer eller input der er nødvendige for at han kan udføre sit arbejde optimalt.

Dette indlæg blev udgivet i Ledelse og tagget . Bogmærk permalinket.

Skriv et svar

Udfyld dine oplysninger nedenfor eller klik på et ikon for at logge ind:

WordPress.com Logo

Du kommenterer med din WordPress.com konto. Log Out / Skift )

Twitter picture

Du kommenterer med din Twitter konto. Log Out / Skift )

Facebook photo

Du kommenterer med din Facebook konto. Log Out / Skift )

Google+ photo

Du kommenterer med din Google+ konto. Log Out / Skift )

Connecting to %s